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Apport en connaissance

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Vous pouvez vous référer à la production Accompagnement Hôpital Numérique suivante :

« Elaborer un cadre de réponse aux exigences du cahier des charges sur l’informatisation du dossier médical »

Voici à titre indicatif un modèle de dispositif d’appel d’offres basé sur le dialogue compétitif entre les éditeurs short listés et permettant de répondre aux impératifs d’équité, de transparence et d’efficience dans le choix final de la solution DPI. Cette illustration basée sur les retours d’expérience n’est par conséquent nullement prescriptive. On notera en particulier qu'il est possible d'acquérir des solutions développées par une structure de coopération dont les établissements seraient membres ou par le biais des centrales de groupement d’achat, mais la réflexion préalable reste fondée sur des principes similaires.

Un premier tri sur les résultats de l'appel d'offres doit permettre l'établissement d’une liste réduite de solutions :

Envoi des documents du marché aux éditeurs présélectionnés

         Analyse des offres et sélection de X éditeurs

                   Auditions avec les éditeurs sélectionnés

                             Sélection de plusieurs éditeurs

                                      Visite de sites clients des éditeurs*

                                                2ème consultation avec les éditeurs

                                                         Envoi des documents du marché mis à jour

                                                                  Analyse des offres définitives

                                                                           Négociation **

                                                                                   Sélection candidat final

                                                                                             Contractualisation

Au regard du travail conséquent, impliquant différents métiers, donc une mobilisation importante des acteurs concernés, il est préconisé, par expérience, de ne retenir pour la dernière phase qu'un maximum de 4 éditeurs***.

L’analyse des offres définitives effectuée, celle-ci devra être présentée aux différents acteurs ayant participé à l’appel d’offres, dans le but d’aboutir à une décision collégiale quant au choix de la solution.

 

* Cette phase nécessite la conception en amont de grilles d’audit permettant de cadrer de façon exhaustive les items qui seront audités à l’occasion des visites.

** À ce stade, dans le cadre d'un marché régi par les règles du marché public,  il ne peut plus y avoir de négociations, seulement des demandes de précisions

*** Sachant que le code des marchés publics en impose un minimum de 3.

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Date de parution : 05/06/2015

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