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Méthode ♦ Kit de productions

Etablir une charte de fonctionnement des consultations externes

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La charte de fonctionnement, ou règlement intérieur, des consultations externes sert à poser les principes d’organisation régissant cette activité et les règles communes à l’ensemble des professionnels y intervenant. C’est avant tout un outil de management. Dans le cas d’un plateau de consultations partagé entre plusieurs spécialités, elle est indispensable pour assurer l’homogénéité des pratiques et pour faciliter la collaboration des différents acteurs des consultations.
Dans cette fiche, nous répondrons à la question suivante :

  • Comment formaliser une charte de fonctionnement pour les consultations externes ?

Cible

  • Directeur de l’établissement
  • Médecin responsable des consultations
  • Cadre responsable des consultations

Enjeux

  • Définir, partager et faire vivre des modalités pratiques de fonctionnement et de management de l’activité de consultations externes au sein de l’établissement

Indicateurs de suivi

  • Présence/absence d’une charte de fonctionnement pour les consultations externes au sein de l’établissement
  • Nombre de fois par an où la charte est révisée

Kit Outil / REX

Pré-requis

  • Avoir défini une organisation cible des consultations avec :
    • Un planning de vacations
    • Des règles de programmation et régulation
    • Un outil de pilotage de l’activité et de la performance
    • Une gouvernance claire des consultations

Clés de la réussite

  • Avoir un appui fort de la Direction
  • Mobiliser les acteurs pertinents pour la construction de chaque partie
  • Construire un document clair et concis
  • Obtenir la signature de l’ensemble des professionnels intervenant sur l’activité de consultations externes
  • Prévoir des modalités de mise à jour du document

Thèmes et fiches associés

Sommaire

1. Missionner un binôme de rédaction

2. Définir le périmètre couvert par la charte de fonctionnement

3. Elaborer le plan de la charte de fonctionnement

4. Construire le contenu des différentes partiest

5. Rédiger la charte de fonctionnement

6. Valider la charte de fonctionnement

7. Diffuser et faire signer la charte de fonctionnement

8. Faire vivre la charte de fonctionnement

Actions pour la mise en oeuvre

1. Missionner un binôme de rédaction

La première étape dans la rédaction de la charte de fonctionnement des consultations externes est de former un binôme de rédaction. Ce binôme doit être composé de préférence d’un cadre responsable des consultations et d’un médecin.
Ce binôme sera responsable de l’élaboration de la charte et de sa rédaction. Il sera également chargé de solliciter toutes les personnes pouvant contribuer à la construction de son contenu, puis par la suite à sa mise à jour.

Une lettre de mission décrivant précisément le rôle du binôme doit être remise aux personnes identifiées lors de leur nomination.

2. Définir le périmètre couvert par la charte de fonctionnement

La deuxième étape est de définir le périmètre devant être couvert par la charte : Doit-elle couvrir un plateau de consultations donné ? Les consultations d’un ou plusieurs services ? L’ensembles des consultations externes de l’établissement ? Les explorations fonctionnelles sont-elles à inclure ? Etc.
Plus les pratiques sont homogènes au sein des différents services de l’établissement, plus il sera facile de rédiger une charte couvrant l’ensemble de l’activité. De plus, une charte commune sur l’ensemble de l’établissement est un facteur clé pour garantir un fonctionnement homogène.

Pour ce travail, le binôme de rédaction devra solliciter le Directeur référent sur les consultations.

3. Elaborer le plan de la charte de fonctionnement

Le binôme de rédaction devra ensuite élaborer le plan de la charte de fonctionnement, en identifiant clairement toutes les parties et sous-parties qui devront apparaître.

Pour ce faire, il peut s’inspirer du modèle de charte des consultations externes élaboré par l’ANAP et présent dans le Kit Outil, dont vous trouverez ci-dessous la table des matières.

Votre charte de fonctionnement devra, à minima, faire apparaître les éléments suivants :

  • Les lieux physiques des consultations ;
  • Le planning des vacations ;
  • Les règles de programmation ;
  • Les règles de régulation ;
  • Le mode de gouvernance des consultations ;
  • Les indicateurs de suivi.

4. Construire le contenu des différentes partiest

Une fois le plan de la charte établi, le binôme de rédaction devra solliciter les acteurs pertinents pouvant leur fournir des éléments de contenu pour chacune des parties.

La charte de fonctionnement a pour but de formaliser et entériner une organisation. Lors de l’élaboration de son contenu, certains aspects de l’organisation ou du management de l’activité de consultations peuvent s’avérer incertains ou inadaptés.
La rédaction de la charte de fonctionnement peut donc être l’occasion de soulever des problèmes latents dans l’organisation ou de la remettre à plat.
Pour construire le contenu des différentes parties, vous pourrez vous aider des Kits Outils suivants :

5. Rédiger la charte de fonctionnement

Lorsque les différents éléments du contenu auront été rassemblés, le binôme de rédaction pourra procéder à la rédaction de la charte de fonctionnement.
L’objectif est d’aboutir à un document synthétique et clair (entre 3 et 10 pages). L’utilisation de tableaux et de schémas récapitulatifs est recommandée. Des annexes plus détaillées peuvent être jointes.

Vous trouverez dans le Kit Outils deux exemples de chartes de fonctionnement rédigées dans différents établissements : REX - Règlement de fonctionnement médical et REX - Règlement intérieur des consultations de Pédiatrie.

6. Valider la charte de fonctionnement

Une fois la charte de fonctionnement entièrement rédigée, celle-ci devra être validée selon l’organisation interne par le Directoire, le conseil restreint de consultation, le bureau de pôle, etc. Parfois, seule la trame du document nécessite la validation des instances de Direction.
Ce processus de validation peut engendrer quelques aller-retours entre le Directoire et le binôme de rédaction afin de finaliser les points les plus sensibles de la charte.

7. Diffuser et faire signer la charte de fonctionnement

La charte de fonctionnement finale devra être présentée en CME. Une réunion de présentation plénière de la charte à l’ensemble des acteurs intervenants sur l’activité de consultations externes peut également être organisée.
La charte devra ensuite être diffusée et signée par l’ensemble du personnel médical et non médical intervenant au sein de l’activité de consultations. Cela permet de s’assurer qu’elle aura été lue et aidera à son application.
Un support visuel synthétisant les points clés de la charte de fonctionnement peut également être réalisé et affiché dans les locaux des consultations.

8. Faire vivre la charte de fonctionnement

Toute modification de l’organisation des consultations externes doit se traduire par une modification correspondante dans la charte de fonctionnement. Chaque modification de la charte doit être validée en conseil des consultations (ou toute autre instance équivalente dans votre établissement). Celle-ci doit ensuite être diffusée auprès de l’ensemble des acteurs des consultations.

Une relecture annuelle de la charte pour s’assurer qu’elle est encore à jour est donc recommandée.

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