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Outil

Outil détaillé des secrétariats médicaux

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Présentation de l’outil

Cet outil réaliser un diagnostic détaillé de l’activité d’un ou plusieurs secrétariat(s). Il permet de :

  • Mesurer la performance de l’activité des secrétariats médicaux
    • Analyser la répartition et le niveau de spécialisation des postes
    • Analyser les délais de frappe, la joignabilité téléphonique…
  • Evaluer la maturité organisationnelle des secrétariats médicaux
  • Réaliser un Benchmarking intra établissement
    • Comparer la performance des secrétariats médicaux au sein de l’établissement
  • Identifier les marges de progrès organisationnels

Deux modes d’utilisation sont possibles :

  • Diagnostic synthétique : permet l’obtention d’indicateurs stratégiques via une saisie rapide de l’utilisateur
  • Diagnostic détaillé : permet le calcul d’indicateurs plus opérationnels ou réalisant des analyses plus poussées mais nécessitant une saisie plus importante

A qui s’adresse cet outil ?

Cet outil s’adresse aux professionnels des établissements de santé (chef de services, cadres, responsables des secrétariats médicaux…) souhaitant conduire une démarche de réorganisation ou d’amélioration de la performance de leurs secrétariats médicaux.

Comment utiliser cet outil et comment interpréter les résultats ?

Avant toute utilisation de l’outil, il est recommandé de télécharger et de lire le guide d’utilisation disponible ci-dessous. Pour mener à bien la démarche, il est important de former une équipe pluridisciplinaire et d’associer des personnes ressources (contrôle de gestion, système d’information…).

Pour identifier les secrétariats sur lesquels concentrer la démarche et les actions d’améliorations, il est conseillé d’utiliser le mode synthétique, puis dans un second temps, le mode détaillé pour les secrétariats pour lesquels le diagnostic doit être approfondi.

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