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Nouvel autodiagnostic

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Instructions de l'autodiagnostic

Objectifs

L’Autodiagnostic consultations externes repose sur une démarche d’analyse qualitative et permet aux établissements de santé de :

  • réaliser un diagnostic qualitatif de l’organisation et du fonctionnement des consultations
  • identifier les points forts et les axes d'amélioration de l’organisation des consultations

L’outil n’a pas vocation à fournir un diagnostic quantitatif ou détaillé des consultations ni de fournir une solution aux axes d’amélioration identifiés.

Format

L’outil se présente sous la forme d’un questionnaire à choix multiples organisé autour de 7 axes :

A.    Accessibilité Patient

B.    Gestion médico-administrative

C.    Relation Médecine de ville

D.    Efficience opérationnelle

E.    Gestion des ressources humaines

F.    Efficience médico économique

G.    Gouvernance et pilotage

L’outil portant sur une analyse quanlitative, il n’est pas demandé de connaître les chiffres exacts sur les consultations mais une connaissance approximative des indicateurs sur chacun des axes est nécessaire.

Utilisation

Il est conseillé de renseigner cet Autodiagnostic au sein d’une équipe projet pluridisciplinaire, réunissant à minima un responsable médical et un cadre pour offrir une vision complète et objective du fonctionnement des consultations.

Il faut prévoir environ 3 heures pour compléter le questionnaire, qui comporte 91 questions.

L’outil est accessible via une plateforme web offrant la possibilité de créer un compte.

La création d’un compte est fortement conseillée car elle offre plusieurs avantages :

  •  Sauvegarde des Autodiagnostics en cours : pour compléter les questions non répondues par la suite
  •  Comparaison de 5 Autodiagnostics : une fois vos Autodiagnostics validés, il vous est possible de comparer cinq d’entre eux afin d’évaluer l’impact des actions mises en œuvre ou de comparer l’organisation des consultations de plusieurs points de consultations

Afin de bénéficier de ces fonctionnalités, il est important de s’identifier en amont du questionnaire.

Les données renseignées sont conservées sur un serveur sécurisé et accessible uniquement via votre compte de l’utilisateur.

Instructions

Instructions de l'autodiagnostic

Objectifs

L’Autodiagnostic consultations externes repose sur une démarche d’analyse qualitative et permet aux établissements de santé de :

  • réaliser un diagnostic qualitatif de l’organisation et du fonctionnement des consultations
  • identifier les points forts et les axes d'amélioration de l’organisation des consultations

L’outil n’a pas vocation à fournir un diagnostic quantitatif ou détaillé des consultations ni de fournir une solution aux axes d’amélioration identifiés.

Format

L’outil se présente sous la forme d’un questionnaire à choix multiples organisé autour de 7 axes :

A.    Accessibilité Patient

B.    Gestion médico-administrative

C.    Relation Médecine de ville

D.    Efficience opérationnelle

E.    Gestion des ressources humaines

F.    Efficience médico économique

G.    Gouvernance et pilotage

L’outil portant sur une analyse quanlitative, il n’est pas demandé de connaître les chiffres exacts sur les consultations mais une connaissance approximative des indicateurs sur chacun des axes est nécessaire.

Utilisation

Il est conseillé de renseigner cet Autodiagnostic au sein d’une équipe projet pluridisciplinaire, réunissant à minima un responsable médical et un cadre pour offrir une vision complète et objective du fonctionnement des consultations.

Il faut prévoir environ 3 heures pour compléter le questionnaire, qui comporte 91 questions.

L’outil est accessible via une plateforme web offrant la possibilité de créer un compte.

La création d’un compte est fortement conseillée car elle offre plusieurs avantages :

  •  Sauvegarde des Autodiagnostics en cours : pour compléter les questions non répondues par la suite
  •  Comparaison de 5 Autodiagnostics : une fois vos Autodiagnostics validés, il vous est possible de comparer cinq d’entre eux afin d’évaluer l’impact des actions mises en œuvre ou de comparer l’organisation des consultations de plusieurs points de consultations

Afin de bénéficier de ces fonctionnalités, il est important de s’identifier en amont du questionnaire.

Les données renseignées sont conservées sur un serveur sécurisé et accessible uniquement via votre compte de l’utilisateur.

Sommaire

  • A. Accessibilité Patient
    • A.1. Accès à la consultation
    • A.2. Accueil téléphonique du patient
    • A.3. Convocation des patients
    • A.4. Accessibilité au plateau technique / hospitalisation
    • A.5. Programmation des hospitalisations
  • B. Gestion médico-administrative
    • B.1. Gestion du dossier patient
    • B.2. Accessibilité du dossier patient
  • C. Relation Médecine de ville
    • C.1. Adressage
    • C.2. Compte-rendu
    • C.3. Accessibilité des consultations aux médecins de ville
    • C.4. Actions d'information auprès des médecins de ville
  • D. Efficience opérationnelle
    • D.1. Occupation des vacations
    • D.2. Début et fin des vacations
    • D.3. Définition et respect des durées prévisionnelles
    • D.4. Rendez-vous non honorés
  • E. Gestion des ressources humaines
    • E.1. Maturité dans la gestion des ressources humaines
    • E.2. Adéquation des organisations soignantes, administratives et médicales à l'activité
    • E.3. Répartition des tâches
  • F. Efficience médico économique
    • F.1. Equilibre économique du secteur
    • F.2. Maitrise la facturation
    • F.3. Recouvrement des recettes
  • G. Gouvernance et pilotage
    • G.1. Gouvernance des consultations
    • G.2. Pilotage des consultations

Glossaire

Consultations externes

A. Accessibilité Patient
Non concerné

A.1. Accès à la consultation
Non concerné

A.1.1. Quelle est la part de patients venant pour la première fois en consultation pour cette spécialité / ce point de consultation / dans cet établissement ?

A.1.2. Quel est le délai de rendez-vous moyen pour un patient venant pour la première fois en consultation pour cette spécialité / pour ce point de consultation / dans cet établissement ?

A.2. Accueil téléphonique du patient
Non concerné

A.2.1. Quel est le pourcentage de non réponse téléphonique pour cette spécialité / pour ce point de consultations / pour cet établissement ?

A.3. Convocation des patients
Non concerné

A.3.1. A quel horaire le patient est-il convoqué ?

A.4. Accessibilité au plateau technique / hospitalisation
Non concerné

A.4.1. Quel est le délai d'accès à un examen de biologie hors cas d'urgence ?

A.4.2. Quel est le délai d'accès à un examen de radiologie conventionnelle hors cas d'urgence ?

A.4.3. Quel est le délai d'accès à un scanner hors cas d'urgence ?

A.4.4. Quel est le délai d'accès à un IRM hors cas d'urgence ?

A.4.5. Quel est le délai d'accès à un avis d'un spécialiste hors cas d'urgence ?

A.4.6. Quel est le délai d'accès à un examen médical (hors biologie et radiologie conventionnelle et urgence) ?

A.4.7. Quel est le délai d'accès à une intervention chirurgicale programmée ?

A.4.8. Quel est le délai d'accès à une hospitalisation programmée ?

A.5. Programmation des hospitalisations
Non concerné

A.5.1. Lors de la consultation, si une hospitalisation est décidée , est-ce qu'une pré-admission est programmée ?

A.5.2. Lors de la consultation, si une hospitalisation est décidée, est-ce que la consultation d'anesthésie est programmée ?

A.5.3. Lors de la consultation, si une hospitalisation est décidée, est-ce que les consultations complémentaires sont programmées ?

A.5.4. Lors de la consultation, si une hospitalisation est décidée, est-ce que les examens complémentaires pré-hospitalisation sont programmés ?

A.5.5. Lors de la consultation, si une hospitalisation est décidée, est-ce que la programmation est réalisée ?

A.5.6. Si une intervention est décidée lors de la consultation , est-ce que l'intervention au bloc est programmée ?

A.5.7. Si une hospitalisation est décidée lors de la consultation , est-ce que la date prévisionnelle de sortie est indiquée ?

A.5.8. Lors de la consultation, si une hospitalisation est décidée, est-ce que la prise en charge post-hospitalière est programmée (SSR, SSIAD, SAD, HAD et EHPAD, …) ?

B. Gestion médico-administrative
Non concerné

B.1. Gestion du dossier patient
Non concerné

B.1.1. Le dossier de consultation est-il intégré au dossier d'hospitalisation ?

B.1.2. Quelle est la part de dossiers patient dématérialisés ?

B.2. Accessibilité du dossier patient
Non concerné

B.2.1. Lors de la consultation, le dossier papier/dématérialisé du patient est-il disponible ?

B.2.2. Par jour, quel est le temps moyen par secrétaire consacré à la recherche des dossiers, pour l'ensemble des consultations dont elle a la charge ?

B.2.3. Lors de la consultation, le dossier du patient est complet ?

B.2.4. Quel est le temps moyen par jour consacré à la recherche des documents manquants pour les consultations dont les secrétaires ont la charge ?

C. Relation Médecine de ville
Non concerné

C.1. Adressage
Non concerné

C.1.1. La part des patients adressés par un médecin de ville est-elle suivie ?

C.2. Compte-rendu
Non concerné

C.2.1. Part de consultations se terminant avec remise du compte-rendu à la fin de la consultation ?

C.2.2. Quelle est la part des comptes rendus envoyés au médecin traitant sous 8 jours ?

C.2.3. Pour la rédaction des comptes rendus, des outils de dictée numérique sont-ils utilisés ?

C.2.4. Pour la rédaction des comptes rendus, des outils de reconnaissance vocale sont-ils utilisés ?

C.2.5. Les médecins et secrétaires utilisent-ils des bases de compte-rendu ou de courrier type avec des rubriques personnalisables ?

C.2.6. Les comptes rendus sont archivés dans le dossier patient ?

C.2.7. Les comptes-rendus sont-ils automatiquement transmis au médecin traitant par une solution informatique sécurisée ?

C.3. Accessibilité des consultations aux médecins de ville
Non concerné

C.3.1. Existe-t-il des règles de prise en charge des patients adressés en urgence ?

C.4. Actions d'information auprès des médecins de ville
Non concerné

C.4.1. Au moins une fois par an, les médecins de ville sont informés des consultations réalisées au sein de l'établissement ?

D. Efficience opérationnelle
Non concerné

D.1. Occupation des vacations
Non concerné

D.1.1. Comment évaluez-vous l'occupation des plages de vacations que vous attribuez à l'activité de consultations externes ?

D.1.2. Comment évaluez-vous la fréquence des aléas tels que les annulations, les débordements de plages de vacations, la gestion des consultations non programmées ?

D.2. Début et fin des vacations
Non concerné

D.2.1. De manière générale, le premier patient d'une plage de vacation est-il pris en charge en consultation ?

D.2.2. De manière générale, le dernier patient d'une plage de vacation sort de consultation ?

D.3. Définition et respect des durées prévisionnelles
Non concerné

D.3.1. Déterminez-vous des durées prévisionnelles pour les consultations ?

D.3.2. Si vous définissez des durées prévisionnelles, sont-elles dépendantes de la nature de la consultation (première venue, consultation d'annonce, suivi, autre) ?

D.3.3. Si vous définissez des durées prévisionnelles, sont-elles cohérentes avec la réalité ?

D.4. Rendez-vous non honorés
Non concerné

D.4.1. Quel est le taux d'annulation par le patient le jour de la consultation ?

D.4.2. Quel est le taux de déprogrammation médicale le jour de la consultation ?

D.4.3. Comment compensez-vous les annulations de dernière minute ?

E. Gestion des ressources humaines
Non concerné

E.1. Maturité dans la gestion des ressources humaines
Non concerné

E.1.1. La prise de poste des personnels est-elle en adéquation avec le début des vacations ?

E.1.2. La fin de poste du personnel est-elle en adéquation avec la fin des vacations ? (exemple : pas de consultation après fermeture du secrétariat et/ou fermeture secrétariat 1h après la fin de la dernière consultation...)

E.1.3. L'adéquation personnel activité est satisfaisante tous les jours de la semaine ?

E.1.4. Existe-t-il un encadrement défini pour le secteur des consultations externes ?

E.1.5. Si il existe un encadrement différent entre les secrétaires et les autres personnels non médicaux, est-ce qu'ils collaborent ?

E.2. Adéquation des organisations soignantes, administratives et médicales à l'activité
Non concerné

E.2.1. Combien de temps à l'avance sont anticipées les absences de médecins ?

E.2.2. Les plannings des médecins sont-ils en adéquation avec les horaires d'ouverture des services de consultations externes ?

E.2.3. Les plannings des secrétaires médicales sont-ils en adéquation avec les plannings des médecins ?

E.2.4. Les horaires des plannings des personnels paramédicaux (IDE, AS) sont-ils en adéquation avec les plannings des médecins ?

E.2.5. Les horaires de plannings des secrétaires médicales sont-ils en adéquation avec les horaires d'ouverture des services de consultations externes ?

E.2.6. Les plannings des personnels paramédicaux (IDE, AS) sont-ils en adéquation avec les horaires d'ouverture des points de consultations externes ?

E.2.7. Si les plannings des personnels ne sont pas en adéquation avec les horaires d'ouverture des consultations externes, existe-t-il une procédure adaptée de fonctionnement ?

E.2.8. Les plages d'horaires d'ouverture des points de consultations externes sont-elles transmises au service de soins ?

E.2.9. Les plages d'horaires d'ouverture des points de consultations externes sont-elles transmises au bureau des entrées ?

E.3. Répartition des tâches
Non concerné

E.3.1. Dans l'activité des médecins, les tâches de responsabilité médicale représentent:

E.3.2. Dans l'activité des médecins, les tâches infirmières représentent:

E.3.3. Dans l'activité des médecins, les tâches administratives représentent:

E.3.4. Dans l'activité des infirmières, les tâches infirmières représentent:

E.3.5. Dans l'activité des infirmières, les tâches de responsabilité médicale représentent:

E.3.6. Dans l'activité des infirmières, les tâches administratives représentent:

E.3.7. Dans l'activité des secrétaires, les tâches administratives représentent:

E.3.8. Dans l'activité des secrétaires, les tâches infirmières représentent:

E.3.9. Dans l'activité des secrétaires, les tâches de responsabilité médicale représentent:

E.3.10. Quel est le degré de polyvalence des secrétaires médicales ?

E.3.11. Existe-t-il des protocoles qui facilitent et sécurisent le développement de cette polyvalence pour les secrétaires médicales ?

E.3.12. Quel est le degré de polyvalence des IDE ?

E.3.13. Existe-t-il des protocoles qui facilitent et sécurisent le développement de cette polyvalence pour les infirmières ?

F. Efficience médico économique
Non concerné

F.1. Equilibre économique du secteur
Non concerné

F.1.1. La comptabilité analytique de votre établissement permet-elle de suivre l'activité des consultations et actes externes ?

F.1.2. Réalisez-vous un bilan économique annuel de l'activité externe ?

F.1.3. Mesurez-vous, a minima, l'équilibre économique de l'activité externe ? (Equilibre, excédent, déficit)

F.1.4. Quel est le résultat de l'activité externe de votre établissement ?

F.1.5. Les actes techniques (actes FSE, explorations fonctionnelles...) sont-ils systématiquement réalisés sur un plateau d'activités externes ?

F.2. Maitrise la facturation
Non concerné

F.2.1. Quelle est la périodicité moyenne de facturation pour les consultations externes ?

F.3. Recouvrement des recettes
Non concerné

F.3.1. Quel est le délai moyen de codage ?

F.3.2. Suivez-vous le taux de recouvrement global des consultations externes ?

F.3.3. Quel est le taux de recouvrement global ?

F.3.4. Quel est le délai de recouvrement global ?

G. Gouvernance et pilotage
Non concerné

G.1. Gouvernance des consultations
Non concerné

G.1.1. La gestion des consultations externes est-elle regroupée au sein d'une même unité administrative ?

G.1.2. L'établissement est-il doté d'une instance dédiée à la gouvernance et au pilotage des consultations (type "conseil des consultations") ?

G.2. Pilotage des consultations
Non concerné

G.2.1. Y a-t-il des outils de suivi et de pilotage des consultations ?

G.2.2. Y a-t-il des règles institutionnelles de fonctionnement des consultations formalisées (planification des plages de consultations, planification des ressources soignantes, pilotage des unités de consultations) ?

G.2.3. Existe-t-il un projet formalisé d'offre de soins de consultations adapté aux besoins de la population ?

G.2.4. Un suivi de ces objectifs est-il réalisé au moyen d'un tableau de bord d'activité ?

G.2.5. Un dialogue de gestion est réalisé à partir des données de suivi de l'activité des consultations externes ?

G.2.6. Est-ce que les consultations réalisées par des personnels non médicaux (IDE…) sont suivies ?

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